Startup SOHO IT Setup

Hallo Tweaker,

Ich bin auf einige Ratschläge von euch angewiesen. Es würde mich interessieren, ob sich einige von euch evtl. auch schon mit der gleichen Fragestellung beschäftigt haben.

Um was geht es: Wir sind eine neue kleine Firma. Jeder arbeitet von zu Hause, Keller, Kaffee oder sonst wo es ihm gerade gefällt. Dann treffen wir uns einmal in der Woche und arbeiten auch mal zusammen. Wir haben auch Teamkollegen im Ausland mit denen wir uns via Skype austauschen. Insgesamt sollten wir nie mehr als 10 Personen sein. Wir produzieren zusammen im Schnitt höchstens 50-100MB pro Tag. Hauptsächlich Word, Excel, und sonstige gängige Formate.

Kurz zu mir: Ingenieur, technisch versiert, kein IT Systemadministrator. Mit den Basics wie Exchange, ADS, Sharepoint, Windows Server etc. kenne ich mich für meine Bedürfnisse genügend aus. Jahrelange Berufserfahrung in Grosskonzernen, wo ich erlebte, wie Millionen in die IT verpulvert wurden. Die unverschlüsselten Laptops gingen auch nicht allzu selten mal verloren oder gestohlen. Eigentlich ein Desaster.

Um was geht es wirklich: Ich bin auf der Suche nach einem simplen und einfachen System. Kostengünstig und für unser Vorhaben als SOHO (Small Office Home Office) auf der Suche nach einem vernünftigen System. Jeder soll das Laptop, System bzw. Software verwenden welches ihm am besten passt.

Mir hat am Anfang das Microsoft Office 365 Business Premium sehr gut gefallen. 15.- pro Person/Monat, alles inklusiv mit Exchange, Sharepoint, Office, Lync etc... Sharepoint wird dann als Laufwerk eingebunden und fungiert quasi als Dateiserver und die Leute können sich die Files schön mit Onedrive Business aktuell halten. Wir waren ziemlich angetan weil uns alles vertraut vorkam. Nichtsdestotrotz zweifeln wir immer mehr an dieser Lösung. Lync brauchen wir nicht da mit Skype die bessere Alternative bereits besteht. Sharepoint ist heftig aufgebläht, schwer zu konfigurieren und als einfache Dokumentenablage überdimensioniert. Imap würde uns genügen und somit reicht ein Standalone Office eigentlich aus. Damit ersparen wir uns die Kosten und die unnötige Komplexität.

Eine weitere Option könnte sein, selber einen kleinen Windows Server zu betreiben. Auch da bin ich mir nicht ganz schlüssig ob das bei uns sinnvoll ist.

Ein Freund von mir empfiehlt mir einen gehosteten virtualisierten Dienst à la ASP.NET bzw. RDP. Ein Benutzer kostet bei denen aber 200 pro Monat. Da ist nur Office dabei. Will man weitere Software installieren wird das sicher schnell mühsam. Dort fehlt mir die Flexibilität. Kann mir auch kaum vorstellen, dass das unterwegs gut funktionieren kann.

Heute Morgen habe ich erstmals so richtig die NAS entdeckt. Günstige Betriebskosten, keine Lizenzkosten, flexibel, RAID, Backup, LDAP, IMAP Service etc... Aus meiner Sicht könnte genau das unsere Bedürfnisse abdecken.

Was meint ihr? Irgendwelche Erfahrungen oder Tipps die ihr mir weitergeben könnt?

Besten Dank für euer Feedback.

Bzgl. Google: Das letzte mal vor einem Jahr als ich Google getestet habe, konnte das Schreibprogramm immer noch keine nummerierte Kapitel erstellen, geschweige ein nummeriertes Inhaltsverzeichnis. Mit Plugins ging es, jedoch musste man jeweils manuell aktualisieren. Solche Basics kann man heute doch erwarten? Pages von Apple kann das übrigens auch nicht. Ich kann doch keine 100 seitigen Berichte ohne nummerierte Kapitel abgeben Zudem ist Google in China faktisch unbrauchbar. Gleicht einer Lotterie, manchmal hat man Glück, dann funktioniert es für einen Tag. Holcim hatte doch auf Google geswitcht. Würde mich interessieren wie sie das in China zum laufen gebracht haben, wenn überhaupt. VPN Verbindungen sind übrigens extrem unstabil. Vielleicht klappt nur jede 5. oder 10. Verbindung.

Kleiner Tipp am Rande an diejenige, die evtl. ab und zu auch in China unterwegs sind. PC daheim laufen lassen und mit Teamviewer verbinden. Oder neu und noch viel besser: Anydesk. Läuft extrem flüssig. Sind übrigens ehemalige Teamviewerleute.

Zurück zum Thema: Die Microsoftlösung wäre wirklich nicht schlecht. Irgendwie fehlt mir etwas die transparente Kommunikation für Anfänger. Stimmen meine Aussagen bzgl. Office 365 Business Premium:

- Onedrive ist eine persönliche Ablage für jeden Mitarbeiter. Als zentrale Dateisammlung aber nicht geeignet?

- Eine Dateisammlung liesse sich über Sharepoint bewerkstelligen. Allerdings hat man hier nur 30GB zur Verfügung.

Weitere Fragen stellen sich mir: Was wenn ein Mitarbeiter aus versehen Dateien löscht. Kann ich sie in jedem Fall selber wiederherstellen? Wer macht das Backup? Läuft die Versionierung permanent? Ich würde nämlich die Dokumente viel lieber überschreiben, anstatt Dateinamen rev00 bis revXX zu erstellen.

Office 365 wäre wirklich nicht schlecht, wenn doch Microsoft einfach eine simple Dateiablage hätte. Sharepoint, wer braucht das? 85% unnötige Features. Keep it simple.

Am liebsten würde ich bei allen Usern die persönliche Onedrive deaktivieren. Wie kann ich sicher sein, dass ich über die Jahre darauf auf den einzelnen Profilen keinen Schrott ansammelt? Das ist doch nicht transparent oder?

Im Moment arbeiten wir so: Ich habe einen Sharepoint auf Office 365 erstellt. Dort sollten wir alle Dokumente ablegen. Der Sharepoint wird im Explorer entweder als Laufwerk angeschlossen oder via Onedrive Business synchronisiert.

Verwende ich dieses System in einer Weise, wofür es eigentlich gar nicht vorgesehen ist? Ich habe aber das Gefühl, dass 90% der kleinen Firmen einen Shared Pool haben möchte und nicht noch separat für jeden Mitarbeiter ein Onedrive. Es ist nämlich genau so, dass die Mitarbeiter, wenn sie die Dokumente im Word speichern, einfach auf Onedrive klicken anstatt auf dem Sharepoint speichern. Sie wundern sich dann, dass andere die Dokumente nicht sehen. Es ist nicht immer so, aber es kommt vor.