Access Fragen

  • Hallo zusammen


    Ich habe ein paar Access-Fragen. Ich habe das letzte Mal 2002 mit Access zu tun gehabt und bin deshalb wohl ein wenig eingerostet. ;-) Folgendes: Ich müsste im Privaten für einen Verein eine Art "Mini CRM" basteln im Access. Man müsste natürlich Kontakte eröffnen können sowie diese Gruppieren. Ein Kontakt muss in mindestens einer Gruppe sein, er kann aber auch in allen Gruppen sein (Kommt nicht vor, nur zum veranschaulichen). Gruppiert wird zum einen nach Funktion sowie auch nach Versänden.


    Ein Beispiel:


    Hans Muster war lange Zeit im Vorstand dieses Vereines. Deshalb wurde er nach dem Ausscheiden aus dem Vorstand Ehrenvorstandsmitglied. Dies wird nicht jeder Altvorständler. Als Ehrenvorständler wird man zu allen Aktivitäten des Vereins weiterhin eingeladen. Das heisst, Hans Muster hätte folgende Zugehörigkeiten:


    - ALLE
    - Ehrenvorstand
    - Altvorstand
    - Delegiertenversammlung
    - Ehrengastapéro Anlass A
    - Ehrengastapéro Anlass B


    Was heisst das jetzt? Wenn die Aktuarin einfach ALLE Adressen sich anzeigen lassen will, dann muss sie einfach die Gruppe "ALLE" auswählen. Wenn jemand die Adressen der Altvorständler haben möchte, dann einfach diese Gruppe auswählen, das gleiche mit den Ehrenvorständler.


    Die letzten drei Gruppen wären Versände. Sprich für diese Anlässe werden unterschiedliche Gruppen eingeladen. So werden bei der DGV nur die Ehrenvorständler (Neben den regulären Mitgliedern) eingeladen, bei Anlass A Ehren- sowie Altvorständler, Anlass B aber nur die Ehrenvorständler. Natürlich kommen da noch viel mehr Gruppen zusammen. Total werden es wohl etwa 15 Gruppen sein. Ich hoffe, ihr "blickt" hinter die Idee. Sprich, die Aktuarin sollte dann einfach, wenn es darum geht, die Einladungen für die DGV rauszulassen die Gruppe "Delegiertenversammlung" sich anzeigen lassen und hat direkt alle Adressen, völlig unabhängig, in welchen Gruppen die Personen sonst noch sind.


    Gibt es im Access auch die Möglichkeit, nach "leeren" Feldern zu suchen? Sprich, sollte ein Fehler passieren und eine Adresse keine Gruppenzuordnung haben, dann sollte dies periodisch kontrolliert werden können, in dem einfach alle Kontakte angezeigt werden, die KEINE Gruppenzuordnung haben.


    Was meint ihr, ist sowas möglich? Habe es mit einigen Online-Free-CRM probiert (Zoho z.Bsp. und weitere). Dort ist aber immer das Problem, dass entweder das Gruppieren von Kontakten nicht geht oder dies nicht in der Gratisversion enthalten ist und das ganze dann sofort 300-400 CHF pro Jahr kostet.


    Ach ja, es geht um die Verwaltung von etwa 500 Adresssätzen.

    Greeeeeeeeeeez SneakBite

  • Das kannst ja sogar mit Excel machen.


    Adressen in Zeilen, Adressfelder und Gruppen in Spalten. Dann Filter auf die Gruppenspalten passt. Maximal 10 Minuten.

    A fine is a tax for doing wrong.
    A tax is a fine for doing well.

  • Hmm, aber funktioniert der Filter, wenn ein Kontakt in 10 Gruppen ist? Diese 10 Gruppen müssten ja dann alle im selben Feld sein bei so einer Adresse.

    Greeeeeeeeeeez SneakBite

  • ja geht, bei access musst du auch nach mehreren tabellen, noch eine oberfläche kreiieren, felder der tabelle definieren inkl. regeln = hoher zeitaufwand.


    excel: zb. dropdown und verschiedene tabellen = schnell
    kontakt muss nur in der hierarchisch obersten stufe stehen.
    filter: alle, alle markiert haben.
    vorstand: nur vorstand wird angezeigt
    ehrenmitglied: nur ehren mitglieder werden angezeigt
    mitglieder: mitglieder
    probemitglied: probemitglied


    die mitglieder müssen nicht in jedem genannt werden, sondern in der höchsten hierarchie, oder verstehe ich etwas falsch?
    die datensätze werden einmal erfasst und nur die hierarchie bezeichnung: mitglied, probe, vorstand, ehren, ... muss angepasst werden - hier würde ich ein dropdown erstellen mit fixer auswahl.

    "Gegen Stimmen im Kopf gibts Medikamente." by 2cool4u 15.03.2011 21:31
    "Bin zur Baustelle gelaufen da in einer Nebenstrasse, ging zum Baggerführer erklärte was ich machen möchte. Dieser fragte was das für eine Karte sei ect.
    Er zückte 250.-SFr und hat mich noch zum Kaffee eingeladen." by Rezzer 17.3.2014 23:10 (ging um eine GTX580)

    Edited 2 times, last by Tulpe ().

  • Hallo Tulpe


    Wenn das im Excel geht, ist das natürlich super. Kannst du mir dies ein wenig genauer erklären? Ich mache hier jetzt mal ein Beispiel:


    Ich habe drei Personen:


    Vorname Nachname Adresse PLZ/Ort Gruppen
    Max Muster Blablaweg 3 6014 Luzern Super; Duper
    Fritz Muster Juhuistr. 4 6030 Ebikon Duper
    Jürg Muster Hurarain 2 6010 Kriens Super


    Wie man sieht, ist Max in zwei Gruppen. Wenn ich also einen Brief an alle "Duper" Mitglieder senden will, dann soll er mir nur Max und Fritz anzeigen. Wenn ich die "Super"-Gruppe will, dann nur Max und Jürg. Wenn ich es ja in einer Tabelle habe, dann zeigt mir Excel in dem Beispiel ja drei Filter an: "Super; Duper", "Duper" und "Super", Excel soll ja aber schnallen, dass es einzelen Gruppen sind und "Super; Dupe" keine einzelne Gruppe ist. Ich hoffe, das ist Verständlich soweit.


    Edit: Habe eine Variante herausgefunden, die aber eher eine "Kastratenlösung" ist, aber im Notfall, wenn es keine andere Lösung gibt, funktionieren würde: Textfilter! Auf der Seite stehen haben, welche Gruppen es gibt, nach diesen Dann per Textfilter suchen.

    Greeeeeeeeeeez SneakBite

    Edited once, last by SneakBite ().

  • Wieviele gruppen gibt es?


    Wie wäre es wenn du in Excel für jede Gruppe eine Spalte machst und dann bei der Person einfach ein "Häckchen" setzt (ja/nein).
    Dann hast du kein Problem wenn einer in mehreren Spalten ist. Du kannst alle anzeigen die in einer Gruppe sind. Du kannst alle anzeigen die in beiden Gruppen sind... oder alle die in keiner sind,.. etc.


    Falls du aber 250 ständig wechselnde Gruppen hast ist das zu mühsam.


    EDIT: ok 2cool4u hat ja genau das selbe vorgeschlagen :gap

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    Edited once, last by BLJ ().

  • @ BLJ: Es gibt vielleicht 10 Gruppen, mehr auf keinen Fall. JETZT ist der Groschen aber gefallen, das geht wirklich mit Abstand am einfachsten. ;-) Ich denke, dies wird die Lösung sein.

    Greeeeeeeeeeez SneakBite

  • Ja, jetzt ist absolut klar. ;-) Eine Testversion funktioniert bereits. Weshalb kompliziert denken, wenn es eigentlich so einfach geht. ;-) Danke euch!

    Greeeeeeeeeeez SneakBite